DX事例紹介：フューネラル事業 A社様

2023/12/06開発コラム

DXとＩＴ推進、その実際と成果

今回は、一般向けフューネラル（葬祭）サービス事業を展開している県内有数の優良企業である A社 IT推進課長様に、システム導入やデジタルトランスフォーメーション(DX)の推進について話を伺いました。

東海情報システム（以下 Q）：まず、御社の概略について教えてください。

A社 IT推進課長様（以下 Ａ)：弊社は、2005年に設立され、現在は300名ほどの社員が在籍しています。結婚式とお葬式を中心に、県をまたがる広域で様々な事業を展開しています。

私たちの主なターゲットは一般のお客様です。お客様に寄り添った広くB2C向けのサービスを展開しています。

Q：当社の業務システムはどのように活用されていますか？

A：２年ほど前から御社の業務システムOXを導入しています。
現在は約80名の社員が活用しています。お客様の請求管理、顧客管理、売上管理、請求管理、分析といった業務が一元化されたシステムです。

Q：このシステムを導入することで目指した目標は何でしたか？

A：これまで特に繁忙期などの業務の集中が課題でしたので、システムに限らず業務全体の効率化を目指してきました。

更には業務のスピードアップ、省力化を目指しました。

また、旧来のオフコン環境からの脱却というテーマもありました。

モダンなシステムへと書き換えて、最新の環境で稼働させることで、多くのメリットを得たいという目的もありました。そうした中にはペーパーレス化による環境負荷の軽減などもあります。

Q：システムを常用するようになって初めて気づいたメリットはありますか。

A：このシステムは前述したようにペーパーレス化を目指しており、PDF形式の帳票を生成することが出来ます。

このメリットは大きく、確認やチェックのための印刷などの無駄な業務や処理が減少しました。

また、システムがインターネットに接続しているメリットも大きいです。

日本全国を網羅する専門的な地図アプリや、全社導入しているチャットツールなどのサービスと、API連携することが可能となりました。

そして、お客様ごとに振込専用口座が割り当てられる最新の金融システムも同時にする事が出来ました。

このシステム化では特に入金確認の業務が、飛躍的にスムーズになりました。

Q：製品を導入するにあたって、何か懸念はありましたか？

A：オフコンから刷新するため、既に慣れ親しんでいた操作性や機能がどこまで保持できるか、どう切り替えられるかが主な懸念でした。しかし、問題なくみなさん慣れてくれたようです。
不足した機能はサブシステムやアプリ等でカバーしています。

Q：社員の方々は製品についてどのように感じていますか？

A：御社のシステムは視覚的な表現が豊かでわかりやすいです。
たとえば、足りない入力が何かが色で表示されます。
検索機能も向上しています。

また、一覧画面で多くの情報を確認できるようになったため、登録作業の時間の短縮が可能となりました。
特にオフコンの欠点であった区分の不在やコード表を見る必要性もなくなりました。
より機能的に直感的に操作できるようになったと評判です。

Q：製品を使いこなしていると思う社員さんはいますか？

A：新たな要望を出してくる社員は、製品を理解し使いこなしていると思います。

　各部署にはそのようなキーマンがいます。
　彼らはいち早くシステムに慣れ親しんでくれて、いろんな要望を出してくれています。

Q：製品を利用したことで、どのような成果がありましたか？

A：ペーパーレス化によるコスト削減、データ入力の効率化による時間短縮が実感できます。また、新店舗の開設や新人のトレーニングもスムーズになりました。

さらに、振込専用口座の導入により、経理業務の効率化が図れました。

Q：東海情報システムの提案やシステムを検討している人に対するアドバイスは何かございますか？

A：ざっくりとした内容から、緊急時の問題に至るまで、東海情報システムさんには、何か問題があったときにすぐに相談できるサポート体制が整っています。

　それを最大限に活用し、今お持ちの悩みを解消していくことをお勧めします。

Q：今後のIT化についてはどのように考えていますか？

A：今後は事務だけでなく直接的な営業支援をするためのシステム導入を考えています。
　また、現場業務の進行もITで支援し、全体の作業フローをさらに効率化する予定です。

Q：御社の業界に迫りつつある最大の課題は何ですか。目標は何ですか。

A：今後、人材確保がますます困難になる事が予想されています。

また、働き方改革で働く時間が減ってくることになるでしょう。

そうした中では今以上に業務の効率化を一層推進する必要があります。
これが我々IT部門の最大の課題と目標となっています。

Q：今後、IT化したいと考えている事は何ですか。

A：今の人員を厳選し、より効率的で横断的な業務を行うことが出来るように社内を進化させたいと考えています。

具体的には、営業部門の人員が部屋の空き情報や別のホールの情報を随時確認できるようにすること、人中心の施行の進行をIT化することなどがあります。

また、システム化を進めることによって、煩雑で不必要な業務のチェック作業を減らしていきます。これにより更なる業務効率化を目指しています。

以上です。

ありがとうございました。

A社ではシステムを活用し、さらにIT化を進めることで、今後の業務改善と効率化を目指しています。
これらの取り組みからは、組織の変革と成長を実現するための前向きな姿勢が伝わってきます。
益々のご発展をお祈りしております。